Jak ustalać priorytety? Nie możesz tańczyć na dwóch weselach w tym samym czasie.

Chcemy robić wszystko. I wszystko jest ważne. Planujemy zrobić 20 rzeczy jednego dnia i z gracją upakować je w elastyczne ramy dwudziestoczterogodzinnej gonitwy. Sypiamy skromnie, gonimy za kolejnymi zadaniami, próbujemy dosięgnąć perfekcji, a ostatecznie okazuje się, że wcale nie realizujemy tego, co chcemy realizować. Niby wspinamy się po szczeblach drabiny, ale nie do końca mamy pewność czy ta drabina opiera się o naszą ścianę. Nie do końca wiemy, czy jesteśmy szczęśliwi i czy, żyjemy po swojemu. Wszystko nie jest ważne. Jeśli wszystko co masz do zrobienia jest ważne, nie potrafisz ustalać priorytetów. Co sprawia, że Twoje serce śpiewa? Jak ustalać priorytety?

Ryszard od roku sumiennie przygotowuje się do maratonu.

Ustalił, że chciałby przebiec trasę poniżej 3,5 godziny. Ryszard pracuje w korporacji i generalnie jest bardzo zajęty. Cztery razy w tygodniu wstaje o 5 i przed pracą biega. Sformułował cel, ambitny cel i bardzo chce go osiągnąć. Bieganie sprawia mu radość i naprawdę dobrze mu idzie.

Dzień przed maratonem, Ryszard spotyka się w centrum handlowym ze znajomymi, którzy zapraszają go na domówkę. Trochę się waha i nie wie co zrobić, bo nazajutrz musi wyjść na start o 7.30.
W sumie stwierdził, że wszystko da się pogodzić. Wyjdzie z imprezy odpowiednio szybko i spokojnie zdąży się wyspać, a na start dotruchta zgodnie z planem. Ryszard uległ kolegom, jedno piwo, drugie…

– No Ryszard, zostań na trzecie, fajnie będzie. Z nami się nie napijesz?!
– A właściwie, czemu nie?! Zostanę jeszcze chwilę.

Ryszard wrócił do domu po północy. Obudził się o 8.00. Na początku nie wiedział co się dzieje, jednak brutalna rzeczywistość dotarła do niego z prędkością znacznie większą, niż ta którą dysponuje Internet Explorer. Miał kaca, był zawiedziony i prawie spóźniony, idealne warunki do wystartowania w maratonie. Przemyślał sytuację, wziął głęboki oddech frustracji, w trybie szpagatu ( naprawdę stawiał wielkie kroki) pobiegł pod prysznic i w podobnym trybie udał się na start. Mimo wszystko stwierdził, że spróbuje. Zdążył na czas,  ale na samym początku nic nie szło po jego myśli, nic nie pasowało. Kilka razy przeszło mu przez myśl, żeby skończyć, że bez sensu, że i tak nie pobiegnie jak zaplanował. Przebiegł, ale czas odbiegał od tego, który zaplanował. Rok sumiennych przygotowań i klapa. Ryszard był naprawdę sfrustrowany, ale postanowił wyciągnąć wnioski. Przecież to nie koniec świata i nie ostatni na świecie maraton.

Jakie wnioski może wyciągnąć Ryszard?

No na przykład takie, że nie da się tańczyć jednocześnie na dwóch weselach. Jeśli ma się  jakiś cel, oparty na wartości, który powinien być priorytetem, to trzeba być gotowym na asertywne „nie”. Jeśli człowiek się do czegoś przygotowuje, jeśli na czymś zależy, nadejdzie taki moment, że z czegoś trzeba będzie zrezygnować. Chcemy wszystko, ale wszystkiego się nie da.

Ryszard mógł powiedzieć kolegom:

– Sorry, jutro mam maraton, przygotowywałem się naprawdę długo, to dla mnie ważne wyspać się i być na czas. Trzymam się planu, a spotkamy się w weekend.

Ryszard mógł też wpaść na domówkę i o godzinie, którą sobie zaplanował, wyjść. Problem w tym, że podczas imprezy na scenę dumnym, prężnym krokiem wkracza układ limbiczny, inaczej mózg ssaczy. To część mózgu odpowiedzialna m.in. za emocje. To część mózgu, która uwielbia przyjemność i natychmiastową gratyfikację. Jest „tu i teraz”. Plany tracą znaczenie, ważna jest teraźniejszość. Ryszard wypił jedno, drugie i trzecie piwo. Układ limbiczny przekrzykuje korę przedczołową, która odpowiedzialna jest m.in. za język, procesy poznawcze i planowanie długofalowe. I tak z każdą minutą Ryszardowi coraz trudniej  było powiedzieć – wychodzę, bo było przyjemnie i krótkofalowo zyskał fajny czas, ale pozbawił się możliwości osiągnięcia celu, który już dawno zaplanował.

Bo jeśli coś jest dla nas ważne, to trzeba o to dbać. Kwiatek zwiędnie, jeśli go nie podlewamy, zupa stygnie, jeśli w określonym czasie jej nie zjemy, a przyjaciel nie będzie chciał już być przyjacielem, jeśli wciąż nie mamy czasu i nie chcemy pogadać. Każdy obszar, który zaniedbamy, odczuje to prędzej czy później, mniej lub bardziej dotkliwie i nie będzie fajnie.

Pułapka, która się na nas czai jak wąż w pomidorach, to mnogość obszarów, o które dbać chcemy. Bo nie możemy się równo zaangażować w 15 dziedzin.

Więc co zrobić?

Jedną z metod na ustalenie priorytetów jest wypisanie 10 wartości, które są dla Ciebie ważne. Potem wybierasz 5, a z tych 5 wybierasz 3 wartości. I to są wartości, które są dla Ciebie najważniejsze. Następnie wypisujesz czynności, które z zaangażowaniem powinieneś wykonywać, żeby zadbać o obszar wokół tych wartości. Możesz wybrać np. zdrowie, rodzinę i własny biznes. Planujesz swój czas tak, żeby żadna z tych wartości nie ucierpiała. Świadomie korzystasz z czasu, który posiadasz i swoje 168 godzin w tygodniu rozpisujesz tak, żeby mieć poczucie, że wartości są należycie zaopiekowane.

Istnieje pewna zasada. Zasada 80/20 ( zasada Pareto). Mówi o tym, że 20 % Twojej pracy daje Ci 80 % rezultatów. 20 % nakładów daje 80 % efektów. 20 % rzeczy, które posiadasz, używasz przez 80 % czasu. 20 i 80. Kluczowe jest odnalezienie tego 20 %. Myślenie, że produktywność to ciężka, wytężona praca warto przekształcić w myślenie, że produktywność to robienie właściwych rzeczy we właściwy sposób i nie praca cięższa, a mądrzejsza.
Jak znaleźć te 20 %? Przez obserwację, notowanie, przez ogromną liczbę prób, które podjąć warto, bo odnalezienie tej dwudziestki w mega stopniu pomoże Ci z mniejszym wysiłkiem realizować to co chcesz realizować.

Trzecia metoda, która może pomóc Ci w ustaleniu priorytetów to narzędzie- macierz Eisenhowera. Na początek spisujesz wszystkie zadania, które masz do wykonania przez np. najbliższy miesiąc; takie od angażowania się w leżenie na kanapie, przez granie w grę, po egzamin i poprowadzenie spotkania w pracy. Następnie wpisujesz zadania w macierz.

Rzeczy z ćwiartki WP najlepiej zrób natychmiast. Skoro coś jest ważne i pilne to przed tym nie uciekniesz, możesz próbować, ale prawdopodobnie tak jak Ryszard celu nie osiągniesz.

Ćwiartka WNP obejmuje rzeczy, które możesz zaplanować- wyznaczasz dzień, godzinę i robisz.

Nad ćwiartką NWP możesz się chwile zastanowić. Czy  istnieje ktoś kto może te zadania wykonać za Ciebie? To czynności, które świetnie  nadają się do oddelegowania komuś innemu.

I na sam koniec ćwiartka NWNP, deser, torcik czekoladowy- rzeczy które dają nam przyjemność, ale niekoniecznie sprzyjają naszym celom. Są nieważne i niepilne. Możesz tupnąć nóżką i się obrazić, i nie chcieć rezygnować z ulubionego serialu. Warto jednak uświadomić sobie, że są to tzw. pożeracze czasu i ani trochę do celu nas nie zbliżają i można pomyśleć nad jakimś środkiem zaradczym, który można zastosować, jeśli w tej ćwiartce trochę utkwimy.

Wszystko nie jest ważne.

Nie da się zrobić wszystkiego. Nie można zatańczyć na dwóch weselach jednocześnie. Im prędzej to zrozumiesz i nauczysz się jak ustalać swoje priorytety, i zadbasz o wartości, które świetnie rezonują z Twoim życiowym planem i misją, tym efektywniej zaczniesz realizować wszystko, co chcesz zrealizować i nabierzesz poczucia, że drabina po której się wspinasz na pewno oparta jest o ścianę odpowiednią. O Twoją ścianę.

Zapraszam do działania!