Wszystko co robisz źle projektując swoje prezentacje. Jak to naprawić?

Był sobie Krzysiek…

Poniedziałkowy poranek. Krzysiek myśli, że w życiu już nic gorszego nie może go spotkać, no totalnie nic. Nawet, gdyby cegła mu spadła dziś na głowę, to jakoś by to przebolał, przeżył i szedł przez życie dalej z ewentualną raną cięto- szarpaną. Są jednak w życiu rzeczy złe i gorsze, i zdecydowanie jest między nimi jasny podział, tak jak między tą cegłą na głowie, a wstaniem do pracy w poniedziałek o świcie po genialnej imprezie niedzielną nocą.

No, ale Krzysiek wykazał się tą energią do życia, wykrzesał z siebie pozytywne nastawienie, już nawet pomyślał, że się uśmiechnie do zielonej trawy i doceni, że jest tak zielona i nacisnął ten przycisk pochodzący prosto z ostatniego kręgu piekła na telefonie i wstał, i do pracy poszedł.

Czasem bywa gorzej…

Zgodnie z założeniem, że nigdy nie jest tak źle, że już gorzej być nie może, szef zaprosił Krzyśka na rozmowę. I ten szef wymyślił sobie, że zrobi taką totalnie niesamowitą rzecz, a mianowicie postanowił Krzyśka nagrodzić i poprosić go, żeby na piątkowe zebranie przygotował prezentację na temat nowoczesnego Public Relations, ponieważ firma powinna coś wreszcie w swojej komunikacji z otoczeniem zmienić.

Nastał taki moment, że Krzysiek zapomniał o trudach poniedziałkowego poranka i poważnie pomyślał o piątkowym przedpołudniu, widząc się w scenerii gdzieś pomiędzy zębami rekina, a gdzieś w okolicy studni z Samarą. Bo były takie świetlane czasy młodości i szału studenckiego Krzyśka, że robił prezki, robił w jedną noc. I to były prezki nie byle jakie, takie o strategiach marketingowych, o komunikacji w kryzysie i wiele innych ważnych i pilnych tematów one obejmowały. Tylko Krzysiek pamięta z nich jedną, niesamowicie przybijającą rzecz, taką jaką laczek jest dla komara.

Od momentu, kiedy jako młody i ambitny student, zaczynał swoją prezentację, od samego początku i słów: „Przygotowałem dla Was prezentację na temat podejmowania decyzji przez konsumentów. Na samym wstępie powiem Wam kto to jest konsument, potem jakie decyzje ma do podjęcia i jakie to są rodzaje decyzji.”, reszta studentów robiła taki podział na tych, którzy drzemią i tych, którzy mają niesamowicie ważne sprawy do załatwienia akurat w tym momencie. Wykładowca tracił radość życia i bardzo poważnie zastanawiał się nad tym, dlaczego akurat dziś nie został w domu i nie postanowił skosić trawnika albo chociaż wypastować podłóg, ostatecznie pomyślał chociaż co zrobić na obiad.

Co Krzysiek może zrobić, żeby początek jego prezentacji nie wyglądał tak?

Standardowy slajd tytułowy.

Na co zwrócić uwagę projektując prezentacje?- #8 sekund i 10 minut

Mam takie niesamowicie mocno zakorzenione przekonanie, że każdy z nas na drodze swojej egzystencji takiego typu wyzwanie napotkał, a mianowicie miał do przygotowania jakąś prezentację. I tu człowiek staje do takiej totalnej walki. Walki, która jest trochę nierówna, a przeciwnikiem są dwie liczby- 8 i 10. Bo jest tak, że z badań (2014) wynika, że 8 sekund dzieli uwagę człowieka od rozproszenia. Czas, w którym jesteśmy w stanie skupić się na jednostkowej informacji wciąż maleje (jest 2018 i prawdopodobnie ten czas wynosi już 5-6 sekund). Dla porównania złota rybka potrafi się skupić na 9 sekund.  I druga liczba- 10, bo właśnie po tylu minutach znacząco spada uwaga odbiorców i to warto w planowaniu przez nas prezentacji uwzględnić.

Jakich zamachów Krzysiek może dokonać tworząc swoją prezkę? Jakie błędy popełniamy projektując prezentacje? Jak to naprawić?

1. Działasz według wyuczonego schematu.

Mamy wpojony taki okropny schemat. Słyszymy, zrób prezentację i odpalamy PowerPointa. Robimy pierwszy slajd- tytuł+ moje imię i nazwisko, robimy drugi- definicja pojęcia ze slajdu pierwszego i potem jest agenda. I to totalnie nie uwzględnia takiego pięknego przykazania prelegenta, którego nieprzestrzeganie powinno grozić klęczeniem na grochu- przede wszystkim, nie nudzić. Bo to jest totalnie nudne, kiedy opowiadasz o czym powiesz najpierw, o czym potem i następnie i tak to mówisz. I takie nastawienie często kończy się skopiowaniem całej Wikipedii.

Co robić?

Najlepsze co możesz zrobić, to zmienić podejście do wystartowania przygotowań do projektowania prezentacji. Tak, dokładnie- PRZYGOTOWAŃ do projektowania prezentacji. I tu świetnie sprawdza się notatnik, Evernote itp. Ja używam Google Keep i zapisuję tam totalnie wszystko co mnie urzeknie- nowe pojęcie, ciekawa historia, fajny artykuł, polecana książka, tekst, który wpadnie mi do głowy pod wpływem chwili- dosłownie wszystko co może mi się kiedyś tam przydać. I kiedy zasiadam do robienia jakiejś prezentacji to mam w czym wybierać, nie siedzę smutno i nie myślę- o jedy, jedy gdzie ja coś znajdę, tylko sobie przebieram. Jeśli wiesz na jaki temat masz przygotować prezentację, warto zapisać sobie główne hasła, bądź tytuł w pliku. Wykorzystujesz wtedy priming i Twój mózg totalnie zwraca uwagę na wszystko co może Ci się przydać. O primingu pisałam tu (punkt 5).

Następnie (nie, wcale nie robisz jeszcze slajdów) bierzesz sobie jedną dużą kartkę, bądź karteczki post- it i z materiału wybierasz, i układasz sobie jakąś strukturę. Następnie zastanawiasz się co chciałabyś ludziom przekazać, czego mają się dowiedzieć, co mają poczuć, z czym mają wyjść, jaką różnicę Twoja prezentacja uczyni w ich życiu. Dobrze jest jeżeli sam wiesz dlaczego robisz tę prezentację. Wtedy łatwiej Ci określić jaką wartość chcesz sprzedać ludziom. I mniej więcej dopiero wtedy możesz zacząć kleić slajdy.

2. Twoje podejście zamyka się w 3 słowach- JAKOŚ TO BĘDZIE.

No i jakoś to jest- byle jak. Myślisz sobie, że jesteś taki spontaniczny i teraz też przedstawisz wszystko na spontanie. I się gubisz, to wracasz do tematu, to wprowadzasz dygresję i na pewno nie jest ani spójnie, ani płynnie. Zupełnie jakby każdy slajd był z innej parafii i dotyczył 20 różnych tematów.

I jest tak, że jak już się dostatecznie pogubisz to podejmujesz taką odważną decyzję, że już teraz będziesz czytał slajdy (i jeszcze dobrze, jeśli przeczytać potrafisz, i nie myślisz sobie co chwilę- o rany! di-hydro- coooo? kto wymyślił takie słowa?).

I czytanie nawet płynne też nie jest okej. Bo ludzie nie potrafią wykonywać kilku zadań naraz i to nie dlatego, że są jacyś głupi. Możemy czytać albo pisać, słuchać albo czytać. Całkiem dobrze radzimy sobie z przechodzeniem od jednej czynności do drugiej i dlatego wydaje nam się, że potrafimy robić to jednocześnie, ale tak nie jest. Jest taki wyjątkowy wyjątek, jeśli jakąś czynność fizyczną potrafimy wykonywać bardzo, bardzo dobrze, tak level pro, to wówczas w trakcie np. chodzenia możemy wykonywać jakąś czynność umysłową- np. mówić. Czytanie i słuchanie tego samego nie idzie nam za dobrze i nie jest to ani trochę atrakcyjne dla mózgu. Przeczytamy szybciej, niż osoba która zamierza nam tekst przeczytać i się nudzimy.

3. Nie dbasz o zabarwienie urodowe slajdów.

I Twoje slajdy są brzydkie. Ludzie nie chcą patrzeć na brzydkie slajdy. Używasz oklepanych formatek z logiem w prawym dolnym rogu? Dobrze będzie jeśli zerwiesz tę toksyczną relację. Serio, jeśli zrobisz takie wystąpienie, że ludziom buty z nóg spadną, to zapamiętają kim jesteś i skąd jesteś, a jak nie zapamiętają to Cię odszukają. Jeśli zrobisz takie wystąpienie, które sprawia że ludziom spadają, ale powieki, to czy na pewno chcesz żeby Twoje logo zostało zapamiętane? Widziałam mnóstwo prezentacji z kilkoma różnymi czcionkami w jednym. Ludzie nie dbają o poprawność ortograficzną, o to żeby wszystkie samotne (w, a, u, o) nie wisiały na końcu zdania jak sieroty.

Ludzie używają udziwnionych fontów, których odczytanie jest bardzo trudne, a badania jednoznacznie wskazują, że jeśli człowiek ma problem z odczytaniem tekstu, przerzuca negatywne wrażenie na całą prezentację. Ludzie mają też tendencję do wrzucenia efektów, tu coś fruwa, tam skacze i totalnie rozprasza to naszą uwagę. Tak samo jak cała paleta kolorów, bo prezentacja nie ma przypominać rysunku przedszkolaka. Dobrze, jeśli jest przejrzysta, 3 kolory wystarczą. Ja uwielbiam połączenie bieli, czarnego i np. niebieskiego lub żółtego albo czerń, biel i czerwień. W doborze kolorów, co i jak łączyć pomoże Ci np. program Adobe Color. Może zainspirują Cię kolory innej prezki? Wtedy pomocny może okazać się Color Detector.

Uwaga!

Nie używaj zestawienia kolorów czerwony-zielony i niebieski-czerwony na jednym slajdzie (np. czerwone tło i niebieski tekst). Badania wskazują, że takie połączenia powodują zmęczenie oczu i utrudniają odczytywanie tekstu.

4. Pokazujesz grafiki w beznadziejny sposób.

Dobierasz obrazki na odczepne, tak żeby było coś poza tekstem. Nie korzystasz z możliwości wyeksponowania czegoś, co jest ważniejsze, powiększenia czegoś co ma być duże. Jeśli ma być duże, niech wyjdzie poza kadr. Grafika może pomóc Ci uzyskać uwagę odbiorców, czasem podnosi pytanie. Może stanowić świetne uzupełnienie Twojej narracji, wzmocnić ją, a także pełnić role puenty, czy zapowiedzi. Możesz wykorzystać fakt, że ludzie w naturalny sposób kierują wzrok w tym samym kierunku, co człowiek na zdjęciu. Możesz świadomie zarządzać uwagą swoich odbiorców.

Która wersja bardziej do Ciebie przemawia?

Slajd, przy którym kierujemy wzrok tam, gdzie Pani
5. Przeładowujesz slajd tekstem.

Kojarzysz te slajdy wypełnione po brzegi tekstem? Zapomnij o nich. Są beznadziejne. Jeśli prezentujesz, slajdy mają Ci pomagać, nie przeszkadzać. Mają towarzyszyć Twojej narracji. Pamiętaj o takiej zasadzie- jeden slajd, jedna idea. Naprawdę to o wiele, o 300% lepsze, niż lista punktowana i 10 idei na jednym slajdzie. Slajdy mają przypominać billboard i zaciekawić odbiorcę w ciągu pierwszych 3 sekund.

Widzisz różnicę?

Dobry slajd i Samsung
Zły slajd i Samsung

Inaczej jest w przypadku slajdumentów (pojęcie wprowadzone przez Nancy Duarte). Bo czasem naszą prezentację musimy komuś wysłać i dobrze, jeśli ta osoba rozumie o co chodzi, kiedy naszej opowieści nie ma obok.

Przykładowy slajdument, który wysyłasz.
Przykładowy slajdument, który wysyłasz.
6. Skupiasz się na fajerwerkach.

Myślisz, gdzie, kiedy i co ma wyskoczyć. A potem odskoczyć. Szukasz różnych narzędzi, żeby było czadersko i inaczej, i okazuje się, że dupa blada. Przerost formy nad treścią. I ja tak miałam, kiedy poznałam Prezi. Stwierdziłam wtedy- ojej, ale teraz zrobię prezentację, ten motyw podróży, te przejścia, wow do kwadratu. I zrobiłam jedną prezkę w Prezi, drugą i nawet trzecią zrobiłam. Moi znajomi też porobili prezki w Prezi i każdy z nas przeprosił się z PowerPointem. Nic nie zastąpi dobrze ułożonego scenariusza, naprawdę. Jeśli masz dobrą narrację, to obroni się nawet bez slajdów i ludzie za Tobą pójdą. Slajdy są naprawdę świetnym wsparciem prelegenta, ale zbytnie kombinowanie naprawdę się nie opłaca.

7. Nie dbasz o angażującą komunikację.

Angażująca to taka, która skupia uwagę. Ostatnio stwierdziłam, że kto w prezentacji zyska uwagę, wygra totalnie wielką przewagę. (Badania mówią, że rymowanki pamiętajmy lepiej, niż teksty, które się nie rymują). Warto znać chociaż podstawy działania procesów poznawczych i uwzględnić naturalny sposób przetwarzania informacji przez mózg (ale to temat na osobny wpis). Chociaż, jeśli pamiętasz w taki naturalny sposób wpisze się np. slajd gdzie wzrok Pani kieruje się na napis i nasz wzrok też. Co skupia uwagę, jak budować angażujący wstęp i historie, to świetne tematy, ale także na kolejne wpisy 😉

8. Nie dajesz ludziom się zaciekawić.

Żeby zaciekawić ludzi należy używać komunikacji, która podnosi pytanie. Prelegentom często zdarza się udzielić odpowiedzi zanim zdają pytanie, zdradzić puentę, zanim dokończą anegdotę. Przygotuj dla ludzi wyzwania, w których będą musieli przewidzieć wynik. Dzięki temu w ich wiedzy powstaną dwie luki. Co się zdarzy i czy miałem rację? Luka powoduje ból. Pragniemy zdobyć wiedzę. I takim przykładem może być slajd z pytaniem- który huragan zabije więcej ludzi: ten, którego nazwano Hazel, czy ten któremu nadano imię Horace? I ludzie mogą tu obstawić i mieć rację albo jej nie mieć. Zupełnie inaczej byłoby, gdybyś zamieścił na slajdzie ścianę tekstu z opisem, że huragany o damskich imionach powodują większe zniszczenia i straty, i zabijają więcej ludzi i opisał dlaczego tak jest.

9. Mówisz wciąż to samo tylko trochę w różny sposób.

Naucz ludzi czegoś, czego nie wiedzą. Przekaż im nową, fascynująca informację, która będzie gratyfikacją dla ich układu nagrody. Zdobywanie nowych informacji może być uzależniające, ponieważ sprawia przyjemność. Poznawanie nowych rzeczy aktywizuje w mózgu ten sam układ nagrody, co np. narkotyki i hazard. Wg M. Burns dopamina wyzwala się, kiedy ludzie uczą się czegoś nowego i fascynującego. Jest to o wiele zdrowszy sposób na wyzwalanie dopaminy, niż np. narkotyki. Dopamina to bardzo ważny związek chemiczny, który w dużym stopniu wpływa na poczucie naszego dobrostanu.

10. Chcesz się popisać.

I ulegasz klątwie wiedzy. Mówisz wszystko co wiesz na dany temat, używając przy tym skomplikowanej terminologii. To tak łaskocze ego, kiedy Ty wiesz, a inni są głupi i nie wiedzą. Klątwa wiedzy to nieumiejętność wyobrażenia sobie tego, że audytorium nie posiada takiej wiedzy jak Ty posiadasz. A warto uwzględnić asymetrię wiedzy podczas swoich wystąpień- Ty jesteś ekspertem w swojej dziedzinie, inni niekoniecznie muszą być i ich wiedza może być mniejsza. Komunikację powinieneś projektować tak, żeby była możliwie jak najprostsza, a informacje przekazywać przy pomocy łatwości poznawczej. To taki stan, kiedy mózg nie musi zbyt wiele się wysilać, a wszystko rozumie i mózg bardzo taki stan lubi. Zobacz, możesz przekazać wiedzę z zakresu uwagi w ten sposób:

Amygdala jako część układu rąbkowego,  odpowiada za grupowanie inferencji z dostarczonego komunikatu.

Możesz też tak:

Układ limbiczny, znany także jako mózg ssaczy, to obszar, do którego informacja dociera w pierwszej kolejności. I to właśnie tam podejmowane są decyzje , czy ta wiadomość jest ciekawa czy nie, przyda mi się, czy mi się nie przyda i czy warto przesłać ją dalej- do płatów przedczołowych.

Widzisz różnicę?

Pamiętaj, żeby nie przeładowywać prezentacji zbyt dużą liczbą informacji. Ludzie mogą doświadczyć wtedy tzw. „gęstwy poznawczej” i ich mózg będzie totalnie przeciążony, bo myślenie naprawdę boli. Słuchanie jest wyczerpujące. Mózg stanowi jedynie około 2% masy naszego ciała, ale zużywa aż 20% energii.

To już koniec, ja również nie chcę żebyś takiej gęstwy poznawczej doświadczył. Jeśli dotrwałeś do końca, daj znać, czy informacje z artykułu są dla Ciebie nowe, czy coś Cię zaskoczyło i było odkrywcze, a może z czymś się nie zgadasz?


Źródła:
Piotr Bucki, Fiszki, Szkoła projektowania prezentacji w 4 dni ,Wystąpienia publiczne w 4 dni
Gallo Carmine, Mów jak TED. 9 sposobów na dobrą prezentację według wybitnych mówców.
Susan Weinschenk, 100 rzeczy, które każdy projektant powinien wiedzieć o potencjalnych klientach.
Richard E. Nisbett,  Mindware. Narzędzia skutecznego myślenia.
O bułce i innych slajdologicznych cudach | Kammel Czanel
3 role slajdu

Zapraszam do działania!