Skuteczna komunikacja w pracy- 5 wskazówek.

6/8

75%. Mniej więcej tyle czasu codziennej pracy poświęcamy na komunikację.
75%, czyli jeśli w sposób stanowczy i odważny nie dyskutujemy z zasadami Kodeksu pracy i spędzamy w miejscu aktywności służącej gromadzeniu dorobku życia 8 godzin, to komunikujemy około 6. To dużo, prawda? Ale pomyśl. Polecenia, uzgodnienia, dyskusje, wskazówki, kłótnie, telefony, maile i przerwy; śniadaniowa, kawowa, na papierosa- komunikujemy. I w ostatnim czasie mówi się, że problemem nie są niezmotywowani pracownicy. Problemem jest brak umiejętności  komunikowania. Bo efektywne przeprowadzenie tego procesu, pięknego procesu- to podstawa funkcjonowania organizacji, która przynosi mnóstwo zalet.

Komunikuję. Wciąż. No mówię przecież.

W życiu robimy mnóstwo rzeczy, ale niekoniecznie robimy je dobrze. Chodzimy, ale możemy chodzić jakoś śmiesznie, piszemy, ale możemy popełniać mnóstwo błędów. I komunikujemy, bo mówimy, ale nie musimy robić tego dobrze. Komunikacja wg mojej ulubionej definicji to ogół działań podjętych w celu utrzymania łączności między elementami, miejscami, osobami. Przekazujemy pewne wyobrażenie z jednego umysłu do umysłu drugiego. I taki komunikat narażony jest na zniekształcenia. Dlatego świetnie jeśli ten proces zarówno w życiu jak i w pracy (praca to też życie nie) przebiega dwukierunkowo. Nadawca formułuje swój komunikat i przekazuje go do odbiorcy, którego zadaniem jest dekodowanie informacji. I świetnie jest jeśli odbiorca przekazuje komunikat zwrotny.

Pion, poziom, horyzont.

Komunikacja w miejscu pracy odbywa się na rożnych poziomach. Bo porozumiewamy się zarówno z szefem, jak również z kolegą z biurka obok, a także z kimś z firmy, z którą konkurujemy. Niekiedy używamy też totalnie swojego uroku osobistego i głęboko zakorzenionych umiejętności perswazji rozmawiając z kurierem. Potem opowiadamy o swoich przeżyciach innym. Uzewnętrzniamy doświadczenia. I tak dzielimy komunikację na:
a. pionową- i jeśli szef przekazuje pewne zalecenia, misje, wizje czy wskazówki pracownikom to jest to komunikacja pionowa w dół. Natomiast jeśli pracownicy przekazują szefowi wszelkie troski, problemy, ale też sukcesy to jest to komunikacja pionowa w górę.
b. poziomą– inaczej horyzontalną, czyli ogół działań komunikacyjnych pomiędzy współpracownikami. Ten sam szczebel, podobne dylematy i mnóstwo spraw do obgadania.

3 zalety skutecznej komunikacji w pracy.   

Teraz mięsisty konkret. Bo każdy się domyśla, że wiecie raczej skuteczna komunikacja ma zalety, a ta nieskuteczna wady i kieruje w ślepe uliczki znajdujące się pod szyldem tarapaty.

Po pierwsze, kiedy komunikacja jest OK, ludzie w większym stopniu identyfikują się z celami firmy. Lubimy wiedzieć PO CO coś robimy, znać cel naszych działań. I jeśli ktoś poinformuje nas po co coś to my działamy w jakiejś sprawie i dążymy do osiągnięcia efektu, więc my się z tymi celami przedsiębiorstwa internalizujemy. Są bardziej nasze skoro działamy na rzecz ich realizacji.

Po drugie, poprzez przejrzyste, skuteczne komunikowanie swoich myśli, lider, szef, dyrektor etc. budują swój autorytet. Szef, który wie co dzieje się w firmie. Szef, który potrafi przekazać pozytywną i negatywną informację zwrotną. Szef, który deleguje zadania tak, że każdy wie o co chodzi. Taki właśnie szef jest autorytetem.

I po trzecie, taka sprawna komunikacja pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu. Bo wszelkie niedomówienia tworzą kolejne niedomówienia. I takie niedopowiedzenia powodują błędy, które mogą doprowadzić do totalnych katastrof i na prostą rzecz wymagającą 2 h pracy, tracimy 3 dni, bo wciąż trzeba poprawiać. Wszystkiemu mogą towarzyszyć konflikty i tydzień z przyjemnego życia w organizacji wycięty.

5 wskazówek na skuteczną komunikację #tadam
  1. Komunikuj, nie komplikuj. Bo dobrze jeśli komunikacja jest prosta. Dobrze jeśli odkodowanie informacji nie sprawia nam trudności. Dobrze jeśli odszyfrujemy treść w ramach działania łatwości poznawczej, czyli takiej sytuacji kiedy mózg nie musi się wysilać i wszystko jest zrozumiałe. Wtedy jest miło. Jest taka zasada KISS (ang. Keep It Simple, Stupid), dosłownie nie komplikuj, głupku. Mówi się, że jeśli nie potrafimy wytłumaczyć czegoś zrozumiale to sami tego nie rozumiemy. I coś w tym jest. Warto zostawić skomplikowane słownictwo, nieznane skróty i wymądrzanie się gdzieś w kieszeni albo w domu. Zależy czy mamy duże kieszenie. Nie komplikujmy naszego przekazu.
  2. Mapuj terytorium. Jeśli mamy coś do przekazania, obojętnie czy grupie ludzi, czy jednej osobie, warto zaczynać od kontekstu. W ten sposób umożliwiamy odbiorcy swobodne podążanie za naszym komunikatem. Najpierw ogół, później szczegóły. Odbiorca mapuje sobie terytorium krocząc nienachalnie po meandrach naszego wywodu.
  3. Dopasuj się do drugiej osoby. Pracujemy z różnymi ludźmi. I ci różni ludzie mają rozmaite style komunikacji, odnajdują się w zupełnie innych trybach pracy. I tak jeden pracownik lub współpracownik może być bardzo samodzielny, potrzebuje minimum wskazówek i uwielbia pracować sam. Kreatywnie. Bez nadzoru. Ceni niezależność. I takiemu pracownikowi warto przedstawić główną myśl i efekt, którego oczekujemy. Tyle. Nie wtrącamy się. Z kolei inna osoba może potrzebować dokładnego tłumaczenia, kilku porządnych wytycznych, kilku porad. I lubi co jakiś czas się upewniać. Warto więc poświęcić trochę więcej czasu na przekazanie zadania, polecenia itp. żeby taka osoba czuła się komfortowo i żeby efekt, którego oczekujemy pojawił się na sam koniec przed naszymi oczami, nie doprowadzając do furii, a wywołując błogi uśmiech zadowolenia.
  4. Pamiętaj o informacji zwrotnej. FEEDBACK, FEEDBACK, FEEDBACK. Bo on jest bardzo dla pracownika istotny. Jeśli ktoś pracuje, wykonuje rożne obowiązki i nie otrzymuje żadnej informacji- ani pozytywnej, ani nie otrzymuje uwag- to nie wie czy wypełnia obowiązki dobrze. Generalnie niby zakłada, że okej, bo tej negatywnej informacji nie ma. Ale to taka trochę próżnia. Nie wiemy, nikt nas nie pochwali, nikt nie zgani. I pewnego pięknego dnia przychodzi taki czas, że pracownika zaprasza się na rozmowę i wręcza mu się długą listę pod tytułem „to robisz źle, to na dole strony fatalnie” i daje się ultimatum albo to naprawisz, albo zrobimy papa. Brak feedbacku stresuje i pomaga stworzyć zespół niepewny i zakompleksiony. Jak super jest jeśli na bieżąco przekazujemy komuś, że to i to zrobił świetnie- oby tak dalej! Ale też super jest powiedzieć, że to i tamto zrobił nie tak jak oczekiwaliśmy i to źle. W ten sposób dajemy szansę na poprawę, możliwość rozwoju, opcję przedyskutowania kwestii i transferu wiedzy. W ten sposób budujemy sobie zespół świadomy, który się nie boi. Ludzie wiedzą, że mogą polegać na innych, bo wiedzą, że jeśli zrobią coś ekstra- to będą pochwaleni i ktoś będzie dumny. Wiedzą też, że jak zrobią coś do dupy to się dowiedzą, nie zbłaźnią i otrzymają szansę naprawy błędów. To wprowadza spokój.
  5. Używaj komunikacji empatycznej i asertywnej. Czyli bądź żyrafą komunikacji, tęp w sobie szakala. Jak to zrobić? O tym pisałam dokładnie tutaj. W dużym skrócie, żyrafy są nastawione na porozumienie. Używają komunikatów typu „Ja”. Nie obrażają, nie generalizują, nie sieją zamętu. Szakal wręcz przeciwnie. Nastawiony jest na konflikt, cechuje się agresją, zamiłowaniem do obrażania i zrzucania winy na innych.

Z kolei o asertywnej komunikacji pisałam tutaj. Warto nauczyć się asertywnie przekazywać właśnie informację zwrotną, zarówno pozytywną jak i negatywną. Warto również nauczyć się takie wieści przyjmować. Po szczegóły zapraszam Cię do podlinkowanego artykułu. Tutaj dodam tylko, że zawsze warto odnosić się do konkretu. W przypadku udzielania krytyki- zachowanie x, możesz naprawić sposobem y lub z do dnia xxx. Można zamieścić tutaj konsekwencje braku poprawy i dopytać czy wszystko jest jasne.
W przypadku chwalenia- zachowanie x było super. Podobało mi się jak zrobiłeś to i to. Warto, żebyś tak robił więcej+ ewentualne profity. Tyle 😉

Rozwijaj.

Umiejętność komunikowania nie jest nam dana raz na zawsze w sposób, na który nie mamy wpływu. Mamy wpływ! I ten nasz poziom umiejętności porozumiewania się możemy szlifować i naprawdę warto to robić. Małe zmiany mogą wprowadzić imponujące efekty. 75% czasu poświęcamy na komunikację. ¾ to dużo, więc może spróbuj poświęcić w tygodniu chociaż godzinę na rozwój swojej komunikacji? Może Ci się spodoba i znajdziesz na to więcej czasu? Może uda Ci się zaskoczyć rezultatem?

Zapraszam do działania!